Правила деловой переписки. Стандартные фразы и выражения деловых писем
Принципиальной задачей при составлении письма является его информационное насыщение, т.е. Включение в него целесообразного количества инфы. Письма бывают одноаспектные и многоаспектные. Часто один аспект сможет составить содержание всего письма, и почаще всего таковыми являются письма, не требующие ответа.
Для многоаспектных писем уже сложились определенные устойчивые синтаксические конструкции для выражения того либо другого нюанса содержания. Текст многоаспектного письма обыкновенно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого нюанса нужно начинать с абзаца. Но для современной деловой переписки характерна тенденция составления в большей степени одноаспектных писем.
Более простая структура письма - это две части. В первой излагаются факты и действия (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во 2-ой -выводы, просьбы, предложения. При составлении хоть какого письма сначала нужно наметить логическую схему его содержания. Приведем примеры структуры писем, состоящих из 2-ух-3-ех частей.
Служебное письмо-запрос:
1) обоснование актуальности запроса;
2) содержание запроса;
3) ожидаемый итог, ежели просьба будет выполнена.
Сопроводительное письмо:
1) сообщение о высылаемом материале;
2) уточняющие сведения.
Письмо-просьба:
1) изложение предпосылки, побудившей обратиться с просьбой;
2) изложение просьбы;
3) ожидаемый итог, ежели просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.
Письмо-ответ (отказ в просьбе либо отклонение предложения):
1) повторение изложения просьбы;
2) обоснование предпосылки неудовлетворения просьбы;
3) констатация отказа либо отклонения предложения.
Служебная переписка. Иная важная часть делового - этикета служебная переписка естественно, каждое деловое письмо обязано быть строго персонально.
На него накладывают отпечаток сначала адресат, конкретная си- туация, личность и должность пишущего. Подступ к решению вопросца, каким обязано быть деловое письмо, подразумевает определенную долю творчества, но все же, есть и общие правила деловой переписки. Обозначим более существенные моменты этой трудности.
Переписка это общение в миниатюре, овладение это и труд, порой нелегкий, и искусство. Толковая деловая переписка содействует увеличению оборота фирмы, предприятия, улучшению взаимосвязи разных служб, увеличению квалификации, установлению прочных связей с потребителями.
Одно из основных требований к письму: оно обязано быть недлинным. Ежели желаете, чтоб ваше письмо прочли, старайтесь уложиться на полутора страничках машинописного текста, а еще наилучше на одной странице. Хорошее письмо, как и выступление, обязано быть четким и ясным это 2-ое требование к письму. Старайтесь избегать в деловом письме многосложных, непонятных (иностранных, чисто особых) слов и выражении это третье правило написания делового письма это же правило подразумевает и составление писем короткими предложениями, в которых верно и ясно сформулированы главные мысли создателя. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. В письмах не обязано быть лишних прилагательных, наречий, что нередко делает стиль излишне "цветистым". Таковым слогом чаше всего пользуются в странах Востока.
Письмо обязано отражать особенность создателя, отдела либо компании, где он работает. Из письма обязано быть ясно, что это за компания, чем она занимается, высокопрочно ли стоит на ногах и т. Д. Это еще одно требование к служебному письму.
Но даже при таком, казалось бы стандартном подходе, остается большенный простор для творчества. Сначала думайте о адресате, старайтесь узнать его интересы, в свою очередь приложите силы, чтоб заинтересовать его, так донести до него супь вопросца, чтоб ваше письмо запомнили. Поможет вам решить эти и остальные трудности чувство юмора. Письмо, написанное с чувством юмора, обычно, быстрее читается и прочнее запоминается. Оно поможет завоевать грядущего клиента. Такое письмо указывает получателю, что его готовила личность.
При деловой переписке нужно помнить, что впечатление, производимое письмом на адресата, зависит от таковых "мелочей", как конверт, бланк фирмы, содержание письма. Не пожалейте времени, ежели даже вам кажется, что письмо написано безупречно, отложите его отправку еще на некоторое время, перечитайте снова. Обычно, найдутся некорректности, излишне эмоциональные выражения. Исправьте их, а уж позже отправляйте. Особо важно соблюдение того правила при ответах на жалобы клиента. Не стремитесь отписаться, отделаться от клиента это непростительная ошибка. Недовольство клиента работой фирмы распространяется в 100 раз быстрее, чем добрая слава о ней.
Постарайтесь начинать письмо дружески это вызывает у получателя добрые чувства к создателю. Личностные штришки придадут вашему посланию огромную значимость. Этому содействует также разговорный стиль письма.
Вилы деловой корреспонденции.
Специалисты по переписке делят корреспонденцию на шесть видов:
O торговые соглашения, сделки и иная подобная корреспонденция;
O ответные письма с благодарностью;
O поздравления;
O извинения.
O требования и запросы,
O соболезнования.
Эти шесть видов писем в свою очередь делят на две категории: формальные и неформальные.
Служебные записки тоже делятся на виды:
O распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы;
O благодарности и поздравления;
O напоминания, просьбы, проведение мероприятия. В неформальной деловой переписке нередко употребляются сокращения, односложные слова и прилагательные: они создают впечатление близкого знакомства, теплоты, взаимной симпатии. Такие прилагательные, как добросердечный, умелый, отзывчивый, изумительный, прекрасный и т. П., сближают создателя письма и его адресата. Они передают эмоциональное состояние. Демонстрируют, насколько объективен либо субъективен создатель письма, быть может, он готовил его, руководствуясь только чувствами.
Существует почти все методов подготовки корреспонденции, но выделим более общие вопросцы:
Что нужно потенциальному клиенту? Каковы его главные заботы? Какие колебания его тревожат? Каковы его финансовые соображения? Были ли у него какие-или трудности, которые беспокоят его до сих порр?
Какие у него цели?
И очередной немалозначащий момент: письмо обязано строиться по таковой схеме внимание энтузиазм просьба действие.
Нужно лишь помнить, что формулируя просьбу, предоставьте адресату ограниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха.
Этикет и такт делового человека проявляются на каждом шагу: во время мимолетного разговора с подчиненным, коллегой, на производственном совещании и т. П. К огорчению, время от времени должностные лица злоупотребляют формой воззвания на "ты". Обращаются на "ты" к подчиненным, которые еще старше их но возрасту, но молвят "вы" молодому вышестоящему начальнику. В форме воззвания на "ты" проявляется пренебрежение к подчиненному. Когда-то Максим Горький ответил на просьбу молодого литератора быть с ним на "ты": "Я не барин...". Реально, воззвание на "ты", особо публично к подчиненному, - это демонстрация барского чванства, низкого уровня ума. Занимаемый пост не дает ему основания для подобного общения с подчиненным либо наемным работником. Такое воззвание унижает достоинство человека.
Этикет служебных, деловых отношений просит строго соблюдения речевых норм как в межличностном общении, так и во время деловых бесед, совещаний. Когда вы разговариваете с людьми (либо даже с одним человеком), ведите беседу так, чтоб вам никто не мешал. Все дела, за исключением экстренных, внезапных, могут подождать.
Стандартные фразы и выражения деловых писем
Составитель деловых писем должен знать и применять набор стандартных фраз
Для объяснения мотивов того либо другого деяния, той либо иной реакции употребляются последующие выражения:
- В связи с отсутствием финансовой помощи...;
- В связи со непростой финансовой ситуацией...;
- В порядке проведения совместной работы...,
- В согласовании с Вашим письмом...;
- В согласовании с протоколом...;
- В ответ на Ваше воззвание...;
- В доказательство нашей договоренности...;
- В целях усиления ответственности...;
- На Ваше воззвание...
Ежели составляется письмо-просьба, то употребляются такие выражения:
- Просим оказать содействие...;
- Просим выслать в наш адресок...;
- Просим принять участие...;
- Прошу принять меры...;
- Прошу принять к сведению...;
- Прошу довести до сведения...;
- Прошу ликвидировать задолженность...
Сопроводительные письма обыкновенно начинаются со слов:
- Направляем информацию...;
- Возвращаем справочные материалы...;
- Высылаем подписанный с нашей стороны договор...;
- Посылаем справочную литературу...
Письма-подтверждения начинаются так:
- Подтверждаем..,
- С благодарностью подтверждаем....
- Фирма "Крут" подтверждает.
В письмах-напоминаниях употребляются такие модели:
- Напоминаем, что...,
- Напоминаем Вам, что...
В письмах-извещениях такие
- Сообщаем, что...;
- Ставим Вас в известность, что
Письмо-гарантия сможет содержать последующие фразы:
- Оплату гарантируем...;
- Качество изделии гарантируем.,
- Сроки выполнить гарантируем...
Письма-приглашения могут начинания со слов:
- Приглашаем принять участие,
- Просим направить представителя...
Отказ в просьбе и отклонение предложения строятся по таковым моделям
- Ваше предложение отклоняется последующим причинам...
- Направленный в наш адресок проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемлемым по последующим причинам...,
- На Ваше воззвание о совместной работе считаем... Заключительными словами текста письма могут быть последующие:
- Внушительно просим Вас выделить 10 млн. Руб. На проведение благотворительного марафона
- Внушительно просим направить в наш адресок информацию.
- Внушительно просим Вас не задерживать ответ.
- Просим извинить за задержку с ответом.
- Надеемся, что наша просьба будет выполнена.
В последнее время широкое распространение получили письма-предложения о сотрудничестве. Логическая схема построения таковых писем таковая же, как и схема составления писем-просьб. Они состоят из 2-ух частей: изложения сущности вопросца и предложения о сотрудничестве. Воззвание перед текстом употребляется не постоянно.
Более простая структура письма - это две части. В первой излагаются факты и действия (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во 2-ой -выводы, просьбы, предложения. При составлении хоть какого письма сначала нужно наметить логическую схему его содержания. Приведем примеры структуры писем, состоящих из 2-ух-3-ех частей.
Служебное письмо-запрос:
1) обоснование актуальности запроса;
2) содержание запроса;
3) ожидаемый итог, ежели просьба будет выполнена.
Сопроводительное письмо:
1) сообщение о высылаемом материале;
2) уточняющие сведения.
Письмо-просьба:
1) изложение предпосылки, побудившей обратиться с просьбой;
2) изложение просьбы;
3) ожидаемый итог, ежели просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.
Письмо-ответ (отказ в просьбе либо отклонение предложения):
1) повторение изложения просьбы;
2) обоснование предпосылки неудовлетворения просьбы;
3) констатация отказа либо отклонения предложения.
Служебная переписка. Иная важная часть делового - этикета служебная переписка естественно, каждое деловое письмо обязано быть строго персонально.
На него накладывают отпечаток сначала адресат, конкретная си- туация, личность и должность пишущего. Подступ к решению вопросца, каким обязано быть деловое письмо, подразумевает определенную долю творчества, но все же, есть и общие правила деловой переписки. Обозначим более существенные моменты этой трудности.
Переписка это общение в миниатюре, овладение это и труд, порой нелегкий, и искусство. Толковая деловая переписка содействует увеличению оборота фирмы, предприятия, улучшению взаимосвязи разных служб, увеличению квалификации, установлению прочных связей с потребителями.
Одно из основных требований к письму: оно обязано быть недлинным. Ежели желаете, чтоб ваше письмо прочли, старайтесь уложиться на полутора страничках машинописного текста, а еще наилучше на одной странице. Хорошее письмо, как и выступление, обязано быть четким и ясным это 2-ое требование к письму. Старайтесь избегать в деловом письме многосложных, непонятных (иностранных, чисто особых) слов и выражении это третье правило написания делового письма это же правило подразумевает и составление писем короткими предложениями, в которых верно и ясно сформулированы главные мысли создателя. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. В письмах не обязано быть лишних прилагательных, наречий, что нередко делает стиль излишне "цветистым". Таковым слогом чаше всего пользуются в странах Востока.
Письмо обязано отражать особенность создателя, отдела либо компании, где он работает. Из письма обязано быть ясно, что это за компания, чем она занимается, высокопрочно ли стоит на ногах и т. Д. Это еще одно требование к служебному письму.
Но даже при таком, казалось бы стандартном подходе, остается большенный простор для творчества. Сначала думайте о адресате, старайтесь узнать его интересы, в свою очередь приложите силы, чтоб заинтересовать его, так донести до него супь вопросца, чтоб ваше письмо запомнили. Поможет вам решить эти и остальные трудности чувство юмора. Письмо, написанное с чувством юмора, обычно, быстрее читается и прочнее запоминается. Оно поможет завоевать грядущего клиента. Такое письмо указывает получателю, что его готовила личность.
При деловой переписке нужно помнить, что впечатление, производимое письмом на адресата, зависит от таковых "мелочей", как конверт, бланк фирмы, содержание письма. Не пожалейте времени, ежели даже вам кажется, что письмо написано безупречно, отложите его отправку еще на некоторое время, перечитайте снова. Обычно, найдутся некорректности, излишне эмоциональные выражения. Исправьте их, а уж позже отправляйте. Особо важно соблюдение того правила при ответах на жалобы клиента. Не стремитесь отписаться, отделаться от клиента это непростительная ошибка. Недовольство клиента работой фирмы распространяется в 100 раз быстрее, чем добрая слава о ней.
Постарайтесь начинать письмо дружески это вызывает у получателя добрые чувства к создателю. Личностные штришки придадут вашему посланию огромную значимость. Этому содействует также разговорный стиль письма.
Вилы деловой корреспонденции.
Специалисты по переписке делят корреспонденцию на шесть видов:
O торговые соглашения, сделки и иная подобная корреспонденция;
O ответные письма с благодарностью;
O поздравления;
O извинения.
O требования и запросы,
O соболезнования.
Эти шесть видов писем в свою очередь делят на две категории: формальные и неформальные.
Служебные записки тоже делятся на виды:
O распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы;
O благодарности и поздравления;
O напоминания, просьбы, проведение мероприятия. В неформальной деловой переписке нередко употребляются сокращения, односложные слова и прилагательные: они создают впечатление близкого знакомства, теплоты, взаимной симпатии. Такие прилагательные, как добросердечный, умелый, отзывчивый, изумительный, прекрасный и т. П., сближают создателя письма и его адресата. Они передают эмоциональное состояние. Демонстрируют, насколько объективен либо субъективен создатель письма, быть может, он готовил его, руководствуясь только чувствами.
Существует почти все методов подготовки корреспонденции, но выделим более общие вопросцы:
Что нужно потенциальному клиенту? Каковы его главные заботы? Какие колебания его тревожат? Каковы его финансовые соображения? Были ли у него какие-или трудности, которые беспокоят его до сих порр?
Какие у него цели?
И очередной немалозначащий момент: письмо обязано строиться по таковой схеме внимание энтузиазм просьба действие.
Нужно лишь помнить, что формулируя просьбу, предоставьте адресату ограниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха.
Этикет и такт делового человека проявляются на каждом шагу: во время мимолетного разговора с подчиненным, коллегой, на производственном совещании и т. П. К огорчению, время от времени должностные лица злоупотребляют формой воззвания на "ты". Обращаются на "ты" к подчиненным, которые еще старше их но возрасту, но молвят "вы" молодому вышестоящему начальнику. В форме воззвания на "ты" проявляется пренебрежение к подчиненному. Когда-то Максим Горький ответил на просьбу молодого литератора быть с ним на "ты": "Я не барин...". Реально, воззвание на "ты", особо публично к подчиненному, - это демонстрация барского чванства, низкого уровня ума. Занимаемый пост не дает ему основания для подобного общения с подчиненным либо наемным работником. Такое воззвание унижает достоинство человека.
Этикет служебных, деловых отношений просит строго соблюдения речевых норм как в межличностном общении, так и во время деловых бесед, совещаний. Когда вы разговариваете с людьми (либо даже с одним человеком), ведите беседу так, чтоб вам никто не мешал. Все дела, за исключением экстренных, внезапных, могут подождать.
Стандартные фразы и выражения деловых писем
Составитель деловых писем должен знать и применять набор стандартных фраз
Для объяснения мотивов того либо другого деяния, той либо иной реакции употребляются последующие выражения:
- В связи с отсутствием финансовой помощи...;
- В связи со непростой финансовой ситуацией...;
- В порядке проведения совместной работы...,
- В согласовании с Вашим письмом...;
- В согласовании с протоколом...;
- В ответ на Ваше воззвание...;
- В доказательство нашей договоренности...;
- В целях усиления ответственности...;
- На Ваше воззвание...
Ежели составляется письмо-просьба, то употребляются такие выражения:
- Просим оказать содействие...;
- Просим выслать в наш адресок...;
- Просим принять участие...;
- Прошу принять меры...;
- Прошу принять к сведению...;
- Прошу довести до сведения...;
- Прошу ликвидировать задолженность...
Сопроводительные письма обыкновенно начинаются со слов:
- Направляем информацию...;
- Возвращаем справочные материалы...;
- Высылаем подписанный с нашей стороны договор...;
- Посылаем справочную литературу...
Письма-подтверждения начинаются так:
- Подтверждаем..,
- С благодарностью подтверждаем....
- Фирма "Крут" подтверждает.
В письмах-напоминаниях употребляются такие модели:
- Напоминаем, что...,
- Напоминаем Вам, что...
В письмах-извещениях такие
- Сообщаем, что...;
- Ставим Вас в известность, что
Письмо-гарантия сможет содержать последующие фразы:
- Оплату гарантируем...;
- Качество изделии гарантируем.,
- Сроки выполнить гарантируем...
Письма-приглашения могут начинания со слов:
- Приглашаем принять участие,
- Просим направить представителя...
Отказ в просьбе и отклонение предложения строятся по таковым моделям
- Ваше предложение отклоняется последующим причинам...
- Направленный в наш адресок проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемлемым по последующим причинам...,
- На Ваше воззвание о совместной работе считаем... Заключительными словами текста письма могут быть последующие:
- Внушительно просим Вас выделить 10 млн. Руб. На проведение благотворительного марафона
- Внушительно просим направить в наш адресок информацию.
- Внушительно просим Вас не задерживать ответ.
- Просим извинить за задержку с ответом.
- Надеемся, что наша просьба будет выполнена.
В последнее время широкое распространение получили письма-предложения о сотрудничестве. Логическая схема построения таковых писем таковая же, как и схема составления писем-просьб. Они состоят из 2-ух частей: изложения сущности вопросца и предложения о сотрудничестве. Воззвание перед текстом употребляется не постоянно.
